【自社導入】スタートアップでも効果を実感。5つの業務フローで作業、管理の手間を削減。

弊社では主に、BPMツール「octpath」の提供と業務改善メディア「kaizen penguin」の運営を行なっています。まだ10名にも満たない小さな組織ですが、ノウハウ蓄積の文化を築くという意味でも、5つの定型業務プロセスをoctpathに登録し業務管理を行なっています。

作業の抜け漏れやコミュニケーションの煩わしさを解消

従来の業務管理方法と課題

octpathの利用以前はGoogleドキュメントやスプレッドシート、タスク管理ツール、slackなど、様々なツールを作業内容に合わせてなんとなく使い分けていました。コメントの記載場所が分散していてやり取りがスムーズに進まなかったり、タスクの粒度が揃っていなかったりと、業務進行に煩雑さを感じていました。 また、繰り返し発生する業務では雛形となるドキュメントを毎度複製して中身を書き換えなければいけなかったり、手順を担当者しか把握していなかったりと、非効率さも課題となっていました。

進捗状況、業務記録、手順をまとめて管理

現在は、以下の5つの業務フローをoctpath上で管理しています。利用人数はバラバラで、複数名の関わる業務もあれば、1人で利用している業務もあります。

• サービス導入時のオンボーディング

• 解約時の対応

• 障害発生時の顧客対応

• 月次請求管理

• メディアの記事執筆

最も利用頻度の高い業務は、運営しているメディアの記事執筆フローです。骨子・構成の検討から公開までの一連の業務プロセスを登録し、執筆者とダブルチェック担当者間で進捗状況を管理しています。

octpathでは手順やフローの管理だけでなく、作業記録も蓄積することができます。もともとはスプレッドシートで進捗を可視化しながらGoogleドキュメントに作業記録を残し、作業が進むごとにコメントでやりとりをしていましたが、現在は「業務プロセス」「作業手順」「作業記録」「コメント」など、業務に必要な情報を全てoctpathで管理できています。

利用にあたって意識していたポイント

octpathへの登録を通して業務を整理

現在octpathで管理している業務の中には、マニュアルやフロー図がなく業務情報が可視化されていないものもありました。それらに関しては、octpathに業務を登録していく過程で作業内容を整理し、実際に業務を進行しながらフィットしていない箇所を修正していきました。 はじめから完璧なフローを登録する必要はないので、実際にタスクを進行していく中で更新していく、という方針で、定型化したい業務は”とりあえず登録してみる”ことを意識しました。

他のサービスと併用しながら業務管理

ツールにはそれぞれ長所・短所があるため、社内で利用するツールをひとつにまとめる必要はないと思っています。弊社でも定型業務はoctpathに集約していますが、単発で発生するタスクはnotion、プロジェクト管理にはJIRA、一覧化が必要なケースではスプレッドシートというように、業務の特徴に合わせて複数のツールを使い分けています。

また、記事執筆業務では業務の一部にツール連携サービス「zapier」を取り入れ、記事公開後のSNSでの告知作業を自動化しています。はじめは人手で対応していましたが、octpathでタスクを可視化したことが業務見直しのきっかけとなり、自動化を取り入れることに繋がりました。octpathで業務を可視化することで効率化が可能なポイントが見つかることも、利用によるメリットのひとつです。

今後の利用想定

弊社は今後、事業や組織のフェーズに合わせて業務内容も大きく変わっていくことを想定しています。業務ボリュームもまだ小さく従業員数も多くない今のうちからできる限り多くの業務をoctpathに登録しておくことで、仕組み化・マニュアル化の文化を築きつつ、常に業務整理ができている状態を整えておきたいと思っています。

※この記事の内容は2022年2月当時のものです。