定型業務の手順と進捗をフロー化・可視化し、属人化防止と業務プロセスの標準化を推進

ー 事業内容について教えてください

株式会社文祥堂は、「はたらくをもっと豊かに」をミッションに、オフィスの設計・施工・移転・管理、オフィス家具やICT機器の選定・販売、システムインフラの構築、保管検索機器の製造・販売など、

働く環境に関する幅広い事業を行っています。

ー ご利用部署、ご利用部署の業務及び導入前の課題を教えてください

【利用部署】

事業推進部 情報システム課

【業務内容】

主に定型業務の手順整理、担当者間の引き継ぎ、進捗状況の可視化を目的として利用しました。

【導入前課題】

導入前は、業務手順やチェック項目をExcelや文書ファイル、メール、チャット等で管理しており、情報が複数の場所に分散していました。

そのため、担当者によって管理方法が異なることや、進捗状況の把握、引き継ぎ、手順の標準化に課題がありました。

ー 導入の決め手は何でしたか

定型業務の手順と担当者を一つの流れとして整理でき、進捗状況を可視化できる点を評価しました。

業務フローに沿って作業を進めることで、対応漏れの防止、属人化の解消、引き継ぎの円滑化につながることを期待し、導入を決定しました。

ー 1年間使ってみて、業務にどのような変化がありましたか

一部の業務において手順をフロー化・可視化できたことで、これまでの業務内容や確認フローを再点検・見直すきっかけになりました。

ー Octpathはどのような企業・部門におすすめですか

複数の担当者や部署にまたがる定型業務を抱えている企業や部門に非常におすすめです。 成果を出すためのポイントとして、以下の運用体制を整えておくことを推奨します。

1. 導入時に対象業務を絞り込むこと

2. 利用目的と運用ルールを事前につくること

3. 管理者が定期的に利用状況を確認し、社内への定着支援を行うこと