多部署連携の課題を解決！情報共有と進捗管理を自動化するOctpathの活用術

公開日：2025年10月16日 最終更新日：2026年5月08日

企業の業務は、一つの部署だけで完結することは稀です。特に「新入社員の入社手続き」や「新規サービスの契約・導入プロセス」のように、人事、総務、情報システム部、営業サポートなど複数の部署が関わる業務は、情報の引き継ぎや進捗確認のたびに非効率な手間が発生しがちです。

「あの件、今どこまで進んでいる？」「この情報、誰に渡せばいい？」 といった無駄なやり取りは、部門間の連携ミスや遅延、そして従業員のストレスの大きな原因となります。

本記事では、多部署連携が必要な業務において、プロセスマネジメントツール Octpath（オクトパス） がもたらす具体的なメリットと、現場での活用ステップを解説します。

なぜ多部署連携はいつも「どん詰まり」になるのか？

他部署連携を伴う業務では、個別の部門内では見えない 「部門間の壁」 が業務の停滞を招きます。主な原因は以下の3つです。

1. 「今、誰の持ち物か」が見えないブラックボックス化

業務がメールやチャットを通じて各部署に引き継がれるため、担当者が変わるたびに進捗がブラックボックス化します。

「現在どの部署の誰が対応しているのか」「ボールがどこにあるのか」 が分からず、現状把握のためにわざわざ何度も連絡を入れる必要が生じます。

2. 情報の引き継ぎミスや二度手間が発生する

部署をまたぐ際、契約書の内容や顧客情報、社内申請のデータなどを、前の担当者がコピー＆ペーストで次の担当者に渡し直したり、口頭で説明したりする手間が発生します。

この伝達プロセスにおいて、入力漏れや記載ミスが起こりやすい のが実情です。

3. 「放置」と「催促」のやり取りで互いのストレスに

タスクの引き継ぎが通知だけでは埋もれてしまい、相手部署の担当者が着手するまでに時間がかかる 「タスクの放置」 が発生します。

逆に、待たされている側は「まだか」と催促し、お互いに無用なストレスを感じる関係性が生まれてしまいます。

【関連記事：なぜ進捗確認はイライラするのか？】

他部署連携の課題をOctpathで解決する4つのメリット

他部署連携における非効率さを解消するためには、個人や部署間の調整に頼るのではなく、「システムが自動で情報を繋ぐ仕組み」 が必要です。

1. 業務の「見える化」でタスクの所有者を瞬時に把握

Octpathは、業務フロー全体をビジュアル化し、どの部署・担当者が次のアクションを担っているかを明確に表示します。上長や関係者は、誰に聞くことなく、リアルタイムで業務の状況を把握 できます。

これにより、確認の手間や時間を大幅に削減します。

2. 情報の「自動連携」で引継ぎミスと手間をゼロに

前のタスクで入力・記録されたすべての作業結果やデータがシステム内で自動的に保持・連携されます。

次のタスクの担当者は、Octpathの画面を見るだけで必要な情報を全て確認できるため、情報伝達のための 「二度手間」や「コピー＆ペースト」の作業が不要 になります。

3. 自動通知と期限管理でタスクの放置を撲滅

前工程が完了し、次の担当者が決まった瞬間にシステムから自動で通知が送られます。

さらに、タスクごとに設定された期限を自動管理し、「期限切れが近づくとアラート表示」 されるため、タスクの「やり忘れ」や「納期遅れ」を未然に防ぎます。

4. 業務品質の「標準化」で誰が対応しても安定した結果に

部署ごとに異なる「暗黙のルール」や手順があっても、Octpath上ではチェックリストや必須入力項目を強制できます。

例えば、総務部での備品手配タスクで 「在庫チェックの完了」を必須にする など、部署を跨いでも同じ手順と品質で作業が行われます。

【octpathの詳細はこちら▼】

Octpathを活用した他部署連携の運用ステップ

実際に組織へ導入し、他部署連携のボトルネックを解消するための運用ステップを3つに分けて紹介します。

既存の手順をフロー化してシステムに落とし込む

まずは、部門をまたいで発生している現在の業務フローを整理します。どの部署からどの部署へバトンが渡るのかを 「視覚的にマッピング」 し、不要な確認工程を削ぎ落とした上でOctpathに落とし込みます。

役割ごとのチェックリストで抜け漏れを防ぐ

部署ごとの担当者に求められるタスクや必須要件をチェックリスト化します。例えば、情報システム部でのアカウント発行タスク、人事部での研修スケジュール設定タスクなど、「役割ごとに実行すべき項目を明確に設定」 し、作業の抜け漏れを防ぎます。

データを蓄積して業務改善サイクルを回す

業務の実行データを自動的に蓄積し、分析します。「どの部署の処理に時間がかかっているか」といったボトルネックの傾向を把握し、「継続的に業務プロセスを改善（BPM）し続けるサイクル」 を定着させます。

【関連記事：octpathで「動くフローチャート」を作り、運用の迷いをゼロにする】

まとめ：Octpathで部門間の壁をなくし、組織全体の生産性を向上

多部署連携を伴う業務は複雑なため、Excelやメールでの属人的な管理ではすぐに限界がきます。

Octpathは、業務フローを「実行可能なシステム」として運用することで、情報連携のミスや、進捗確認の無駄なやり取りを解消し、組織全体の生産性を向上させます。特に、定型業務における作業時間の削減など、多大なる効果が実証されています。

部門間の連携課題を解消し、スムーズでストレスのない業務環境を実現するために、ぜひOctpathの活用をご検討ください。