【octpathとは？】属人化を根本解消し、業務全体を標準化するSaaSの全貌
日々の業務でこのような課題を感じていませんか？
「あの業務、どうやるんだっけ？」とマニュアルを探すのに時間がかかる。
特定の担当者しかできない「属人化」した業務があり、その人が休むと業務が滞る。
今、誰がどの業務を、どこまで進めているのかが分からず、進捗管理に苦労している。
作業の抜け漏れやミスが多く、その度に手戻りが発生している。
これらの課題は、多くの企業が抱える共通の悩みです。そして、その解決策の一つとして注目されているのが「プロセスマネジメント（BPMツール）」です。
【octpath（オクトパス）】は、まさにこのプロセスマネジメントを実現するための強力なクラウドサービスです。
本記事では、octpathの基本的な概念から、具体的な機能、解決できる課題、導入のメリット・デメリット、そして実際の活用事例に至るまで、徹底的に解説していきます。
octpathとは？ ー 単なるタスク管理ツールではない
octpathとは、「フロー・マニュアル × 作業記録 × 進捗管理」を一体化できるクラウド型プロセスマネジメントサービスで、定型業務をプロセスとして管理することに特化したツールです。
多くの企業では、業務を「タスク」という単位で管理していますが、タスクはあくまで個別の「作業」です。一方、octpathが管理する「プロセス」は、業務フローに沿った複数のタスクが連携し、最終的なゴール（例：顧客からの問い合わせ対応完了、新入社員の入社手続き完了など）に至るまでの一連の流れ全体を指します。
この「プロセス」という視点を持ち、各タスクが連結されたプロセス単位で業務の内容や記録・ステータスや担当者などを管理/可視化していくことがoctpathの最大の特徴であり、他のタスク管理ツールとの決定的な違いです。
また、octpathご利用時のゴールの1つとして大きく「業務改善」がありますが、業務改善を行うにあたってoctpathは『標準化』
1. octpathの3つのコア要素
octpathの機能は、以下の3つの要素を統合することで成り立っています。
フロー、マニュアル化 | 作業の記録 | 進捗把握 |
|---|---|---|
様々な条件に対応した業務の「流れ」と「やり方」をフローマニュアル化で明確・標準化 | 実際の業務の記録と、誰が何をいつ行ったのかを見える化、透明性を確保 | どの業務が今どこまで進行しているのかをリアルタイムで可視化 |
これらの要素がバラバラに管理されていることが多い企業（マニュアルはWord、進捗はExcel、記録は口頭やチャットなど）にとって、octpathはすべての情報を一箇所に集約する「業務のハブ」となります。
2. octpathが解決する根本課題
業務プロセスの管理を通じて、octpathが解決できる根本的な課題の一例をご紹介します。
業務の属人化 ⇐ 特定の人しか知らない業務手順をなくし、誰でも同じ品質で業務を行えるようにする。
作業の標準化 ⇐ 誰がやっても同じ結果になるように、業務手順や状況判断を統一し、作業品質を安定させる。
手戻りの削減 ⇐ 抜け漏れやミスを未然に防ぎ、無駄な手戻り作業を無くす。
情報共有の円滑化 ⇐ リアルタイムに進捗状況が共有されるため、「今どうなってる？」 「どこが担当してる？」というやり取りが不要になる。
主要機能の徹底解説 － 具体的な利用シーンを交えて
octpathの機能をより深く理解するために、その主要な機能を具体的な利用シーンと共に掘り下げていきます。
【機能1】フロー作成・編集機能
【概要】 直感的なUIで、業務フローをフローチャート形式で作成・編集できます。（フロー・マニュアル構築をサポートするAI機能もございます。）
【利用シーン例】
新入社員の入社手続きフロー: 採用担当者→総務→IT担当者など、複数の部署をまたがる複雑な手続きを一本のフローとして作成し、各ステップにタスクを割り当て、担当部署や担当者をアサイン、タスク開始の通知を受け取りながら進捗を管理。
顧客からの問い合わせ対応フロー: 条件分岐により問い合わせ内容（製品、料金、技術サポートなど）によって、自動的にタスク・担当者が振り分けられ、対応手順が提示。
本社⇄各拠点間での連携フロー: 各拠点からの売上報告や進捗報告、本社から各拠点へ向けた共有など、場所が離れていてもスムーズに情報や進捗の伝達を行う。
（ポイント）octpathでは、フローの途中に「条件分岐」や「期限設定」を設けることができます。例えば、「稟議金額が100万円以上なら部長の承認、それ以下なら課長の承認」といったルール "判断基準" を自動化できます。
【機能2】タスク管理機能
【概要】フローの各ステップを「タスク」として管理します。担当者、期限、マニュアル、チェックリストなどを設定できます。
【利用シーン例】
マーケティングコンテンツ制作: 「企画書の作成（担当：Aさん、期限：～）」 ⇒ 「記事の執筆（担当：Bさん、期限：～）」 ⇒ 「校正・公開（担当：Cさん、期限：～）」といった一連のタスクを管理。
営業プロセスの管理: 「初回アポイント」 ⇒ 「提案資料作成」 ⇒ 「商談」 ⇒ 「見積もり作成」 ⇒ 「契約」といった営業活動の各タスクを管理し、抜け漏れなく進行。また商談詳細や追客状況も管理でき、新人でも見積書～請求書をスムーズに作成可能。
（ポイント）タスクには、担当者が業務の記録として入力する「入力欄」を自由に配置できます。これにより、作業記録が自動で蓄積・共有されます。
【機能3】ダッシュボード・進捗状況管理
【概要】チーム全体のタスクやプロセス進捗を、ダッシュボードや一覧画面でリアルタイムに確認できます。
【利用シーン】
マネージャーの業務管理: チームメンバーが抱えているタスクの数や、遅延している案件を一覧で把握できます。これにより、ボトルネックとなっているメンバーやタスクを特定し、素早くフォローが行える。
担当者自身の自己管理: 自分が担当しているタスクをリスト形式やカレンダー形式で確認できます。これにより、個人の作業計画が立てやすくなります。
（ポイント）誰が、いつ、どのタスクを完了させたかの履歴がすべて記録されるため、後からの振り返り見直し、業務改善のための分析が容易になります。
【機能4】定期実行機能
【概要】月次や週次など、決まったサイクルで発生する定例業務を自動的にタスクとして生成します。
【利用シーン例】
請求書発行業務: 企業ごとに毎月決まった請求書発行日になると、請求書発行の担当者へ自動でリマインド&プロセス立ち上げを行う。
月次報告書の作成: 毎月月初に、営業部門の責任者に「月次報告書の作成」タスクを割り当て、進捗を管理。
（ポイント）定期的に発生するルーティンワークを自動化することで、タスク作成の手間を省き、タスクの発生漏れを防ぐことができます。
octpathが解決するビジネス課題
octpathは単に業務を管理・可視化するだけでなく、企業が抱える根深いビジネス課題を解決する力を持っています。
1. 業務の属人化とブラックボックス化の解消
octpathは、すべての業務手順をフロー・マニュアルとして「見える化」します。これにより、特定の担当者しか知らない業務知識が組織全体で共有され、誰でも同じ品質で作業できるようになります。担当者が休んだり退職したりしても、業務が滞るリスクを最小限に抑えられます。
2. 作業の抜け漏れ・手戻りの削減
業務フローにチェックリストや入力必須項目を設けることで、作業の抜け漏れを防ぎます。また、記録した業務内容やアップロードした書類データなど、前の担当者が入力した情報が自動で引き継がれるため、情報の引き継ぎミスや手戻りが大幅に削減されます。
3. 業務の進捗管理とボトルネックの把握
ダッシュボード機能やステータス機能により、どの業務が、誰によって、どのステップまで進んでいるかがリアルタイムで把握できます。これにより、タスクが滞っている「ボトルネック」をすぐに特定し、業務の管理者は迅速に改善策を講じることができます。
4. 従業員の生産性向上と負担軽減
定型業務が標準化・自動化されることで、従業員は単純なルーティンワークから解放されます。これにより、より創造的で価値の高い業務に集中できるようになり、チーム全体の生産性が向上します。
octpath導入のメリット
どのようなツールにも、メリットとデメリットが存在します。octpathを導入する前に、それらを正しく理解しておきましょう。
直感的な操作性 | 業務の見える化と標準化 | 属人化の解消 | リアルタイムな進捗管理 | 業務改善のPDCA |
|---|---|---|---|---|
プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に業務フローとマニュアルを作成・編集できるため、ITに詳しくない部署でもスムーズに導入できます。 | 業務プロセス全体がフローとして可視化され、マニュアルと記録が一体となるため、業務の標準化を強力に推進できます。 | 業務ノウハウが共有され誰でもスムーズに引き継げる仕組みを確保し、特定の担当者に依存しない組織体制を構築できます。 | チームや個人のタスク状況がリアルタイムで把握でき、マネジメントの効率が向上します。 | 業務の最適化に向けて、「構築→実行→FB→分析→改善→実行→...」のPDCAを回して業務フローやマニュアルを最適化していただけます。また1拠点に限らず、ベースを複製して複数拠点ごとでもご活用いただけます。 |
部門別課題とoctpathご利用イメージ
実際にoctpathがどのように活用されているか、ご利用イメージと共に見ていきましょう。
【部門別】 | 【課題別】 | 【ご利用イメージ】 |
総務 | 備品、契約の管理が属人化。 業務の対応漏れ、アナログ管理で非効率。 | ・フロー/マニュアル化により誰でも対応可能に ・対応ステータスの可視化、チェックリストで抜け漏れ防止 |
人事 | 人材の育成・FBがうまくいっていない。教育の進捗が見えない、評価指標の不足。 | ・タスクの自動ナビゲーションで迷わず作業を進められる ・リアルタイムでの進捗可視化、タスク状況の見える化で、 定量評価として透明かつ公平な評価とFBが行える |
情報システム | 担当者が不在の場合に業務が停止する。 知識やノウハウ、判断基準の共有が難しい。 | ・知識やノウハウ、判断基準をマニュアル化し業務を標準化 ・システム導入時の判断、部門連携を正確かつ効率的にする |
営業 | 追客漏れによる機会損失。 案件の進捗が不明瞭。 | ・リアルタイムな進捗確認、担当者や引継ぎ内容の見える化 ・各フェーズの期日設定と通知により追客漏れの防止 |
カスタマーサポート | 問い合わせ対応の履歴が残らない。 担当者ごとに対応がバラつく。 | ・全タスクの履歴を保持し、いつ誰がどう対応したか残る ・問い合わせ別にマニュアル化、対応品質を均質化させる |
マーケティング | 各チャンネルへの対応遅延。 他部門との連携不足。 | ・チャンネルごとの標準化と見える化、遅延連絡→ボトルネックの検知を早期化 ・他部門への自動引継ぎと見える化でスムーズな連携を行う |
経理 | 支払申請の提出漏れ。 月次締め作業の抜け漏れ。 | ・チェックリストと定期実行機能で毎月指定日時に業務の立ち上げ、担当者に通知を送り抜け漏れ防止 |
法務 | 知識やノウハウの引継ぎが難しい。 重要書類レビューの進捗が見えない。 | ・知識やノウハウ、判断基準をマニュアル化し業務を標準化 ・進捗、承認、レビューの全体共有 |
広報 | イベント対応の手順が毎回バラつく。 SNS/記事公開スケジュールのズレ。 | ・プロモ記事、イベント準備をテンプレ化、標準化し作業手順の統一化、指定日時にリマインドのお知らせでズレ防止 |
⇒その他のoctpath導入事例はこちらから
導入に向けたステップと注意点
octpathを導入し、成功させるためには、計画的なステップといくつかの注意点が必要です。
1. 導入前の準備
課題の洗い出し: どの業務に属人化や非効率な部分があるのか、チームメンバーへのヒアリングを通じて課題を具体的に洗い出します。
スモールスタート: まずは特定の部署や、特定の業務に限定して導入を始めます。成功事例を作ることで、全社展開への機運を高められます。
無料トライアルの活用: 15日間の無料トライアル期間を利用して、実際の業務フローを作成し、使い心地を試します。
2. 導入後の運用
教育・トレーニング: 導入後、チームメンバーに対してツールの使い方を丁寧に説明し、疑問点を解消します。
ルール設定: 「すべての業務はoctpath上で管理する」といった明確なルールを設け、メンバーに徹底させます。
定期的な見直し: 導入後も、業務フローが現状に合っているか、より良い方法がないかを定期的に見直し、改善を繰り返します。
さいごに：octpathは単なるツールではない
octpathは、単なるタスク管理ツールやマニュアル作成ツールではありません。「組織の業務プロセスを根本から見直し、改善するためのプラットフォーム」です。
業務を「見える化」し、「標準化」することで、チームは属人化の呪縛から解放され、より本質的な価値創造に集中できるようになります。
octpathの導入は、一時的な業務効率化に留まらず、企業の持続的な成長を支える強固な基盤となります。あなたのチームが抱える課題を解決し、次のステージへと進むために、ぜひoctpathの導入を検討してみてはいかがでしょうか。