総務部門や人事部門の業務は、備品発注、申請受付、入退社手続き、イベント準備など、定型的でありながら多岐にわたるルーティンワークで構成されています。
「毎月発生する業務だから慣れている」と思いがちですが、実はこれらのルーティンの中にこそ、非効率やムダが潜んでいることが少なくありません。ムダを放置すると、本来注力すべき戦略的な業務に手が回らなくなり、結果的に部門全体の生産性が低下します。
本記事では、あなたの組織の総務・人事部門のルーティン業務に潜む「ムダ」を洗い出すためのチェックリストと、その解決策となるプロセスマネジメントツール octpath の活用法をご紹介します。
1. ルーティン業務のムダを洗い出すチェックリスト（10項目）
まずは、ご自身の部門の業務状況を振り返り、以下の項目にいくつ「YES」があるかチェックしてみてください。
チェック項目 | YES / NO | 潜むムダの正体 |
1. 複数のチャットやメールで、同じ内容を繰り返し確認している |
| 無駄なコミュニケーション |
2. 毎月・毎年同じ業務手順書を探し直すのに時間がかかっている |
| 知識・情報検索のムダ |
3. 新人や引継ぎ担当者への口頭説明に、毎回数時間以上費やしている |
| 育成工数・引継ぎのムダ |
4. 申請書類の記入漏れや不備が多く、差し戻し作業が頻繁に発生する |
| 手戻りによる工数のムダ |
5. 期限切れが近いタスクを、担当者に手動でリマインドしている |
| 進捗管理・確認のムダ |
6. 誰がどの業務を担当しているか、管理者がリアルタイムで把握できていない |
| プロセスのブラックボックス化 |
7. 業務完了後に、作業結果や履歴が文書やフォルダにバラバラに保管されている |
| 情報の散在・後続タスクの遅延 |
8. 事故やトラブル発生時の対応手順が、担当者によって異なってしまう |
| 業務の属人化・品質の不安定化 |
9. 業務プロセスの中で、部署をまたぐ際に必ず業務が滞るポイントがある |
| 部署間の連携ミス・ボトルネック |
10. 毎月の定型業務（請求、発注、申請など）を「やり忘れる」ことがある |
| タスク漏れ・納期遅延のリスク |
もしYESが3つ以上あれば、あなたの組織のルーティン業務には改善の余地が大きくあります。
2. octpathで解決する総務・人事の「ムダ」解消法
これらの「ムダ」は、業務フローがシステム化されておらず、人手の管理に頼っていることで発生します。octpathを活用することで、これらのムダを根本から解消できます。
解決策1: 「実行ナビゲーション」で手順書を探すムダをゼロに (項目2, 3, 4, 8)
従来の「マニュアルを探して読む」という手間をなくし、システムが自動で次の手順をナビゲートします。
手順の自動表示: 各タスクの実行画面に、必要な手順やマニュアルが直接表示されるため、迷うことなく作業できます。
ミスの事前防止: 必須項目やチェックリストの設定により、記入漏れや作業漏れを防ぎ、手戻りのムダをなくします。
解決策2: 「進捗のリアルタイム可視化」で確認のムダをゼロに (項目1, 5, 6, 9)
ダッシュボードにより、全ての業務の進捗状況がリアルタイムで管理者や関係者に共有されます。
無駄な確認不要: 管理者は「今どこまで進んでいるか」を都度聞く必要がなくなり、本来のコア業務に集中できます。
自動通知とリマインド: 期限が迫ったタスクや、次の担当者への引継ぎが自動で通知されるため、手動でのリマインドやタスク漏れを防ぎます。
解決策3: 「一元管理と自動連携」で情報の散在・停滞を防ぐ (項目7, 9)
複数の部署が関わる複雑な業務も、octpath上で一元管理し、情報とタスクを自動で連携させます。
作業結果の自動記録: 前の担当者が行った作業結果や確認事項がフロー内に記録・連携されるため、次の担当者はそれを参照してスムーズに業務を開始できます。これは入退社手続きのような多部署連携業務で特に有効です。
まとめ：ルーティン業務を「自動で流れる仕組み」へ
総務・人事部門のルーティン業務におけるムダを解消することは、社員の生産性向上だけでなく、企業のコンプライアンス強化にも繋がります。
octpathを導入することで、煩雑だったルーティン業務が「誰でも、ミスなく、自動で流れる仕組み」へと進化します。チェックリストで発見された課題を根本から解決し、部門の生産性を向上させたい方は、ぜひoctpathの資料をダウンロードし、具体的な改善ステップをご確認ください。