「〇〇さんに聞かないと、この業務は進まない」「あの人が休むと、案件が滞ってしまう」—あなたの組織に、このような「属人化」の問題は潜んでいませんか？
特定のスキルや知識が特定の個人に集中している状態は、一見するとその担当者の能力が高い証拠に見えますが、組織全体から見ると生産性の低下、品質の不安定化、そして人材リスクの増大という深刻な課題を引き起こします。
本記事では、この「聞かないとわからない」という属人化の課題を根本から解消し、「誰でも・安定した品質で」業務を実行できる状態を築く、プロセスマネジメントツール octpath を活用したプロセス管理術をご紹介します。
1. 属人化が引き起こす3つの深刻なリスク
属人化の放置は、特に以下の3つのリスクを組織にもたらします。
リスク1: 業務の停滞と品質の不安定化
担当者が不在の場合、業務がストップしたり、代行者が手順を誤ったりすることで、納期遅延や顧客への信頼低下に直結します。
リスク2: 無駄なコミュニケーションの増大
「あの件どうなった？」「次はどうするの？」といった進捗確認や手順の問い合わせがチャットや口頭で頻発し、担当者・管理者双方のコア業務を圧迫します。
リスク3: 新人育成と引継ぎの非効率化
ノウハウが文字やフローとして残されていないため、新人教育はOJTに頼りきりになり、育成担当者の工数を大幅に増加させます。
2. octpathで実現する「知識の形式知化」と「実行のナビゲーション」
octpathは、単なるマニュアル作成ツールではなく、業務知識を「実行可能なシステム」として組織に定着させるためのツールです。
ポイント1：業務フロー自体が「生きた手順書」になる
業務フローを octpath に登録する際、各タスクには実行に必要な詳細な手順や判断基準を内蔵させます。これにより、知識は担当者の頭の中ではなく、システム上のフローに保存されます。
誰でも即座に業務開始： 担当者はフローのステップに沿って進めるだけで、次に何をすべきか、必要な情報がどこにあるかを知ることができます。
ポイント2：ミスを許さない「実行ナビゲーション」
業務の品質を保つ上で最も重要なのは「漏れ」や「手順の誤り」を防ぐことです。
必須項目の設定： octpathでは、タスクごとに「作業結果の記録」や「チェック項目」を必須に設定できます。これを完了しない限り次のステップに進めないため、重要な手順の抜け漏れが物理的に発生しなくなります。
新人でも即戦力化： 手順書が可視化されナビゲーションされることで、「誰でも見ながら作業を進めれるようになり」、新人育成工数の大幅な削減に繋がります。
ポイント3：進捗のリアルタイム「見える化」で無駄な確認を解消
属人化の大きな原因の一つは、特定の担当者にしか進捗がわからないことにあります。
全プロセスの可視化： octpathのダッシュボードでは、進行中の全ての案件や業務が一覧で表示され、各タスクの担当者、ステータス、期限がリアルタイムで確認できます。
「無駄なコミュニケーション」を削減： 管理者や他部署のメンバーは、担当者にチャットで聞くことなく状況を把握できるため、「あの件、今どこまで進んでるの？」という無駄なやり取りがほぼゼロになります。
3. 継続的な改善サイクルによる「組織能力」の向上
属人化を解消し、業務を標準化できた後も、octpathは継続的な改善をサポートします。
ボトルネックの発見： 業務の進捗状況を分析することで、どのタスクに時間がかかっているか（ボトルネック）を明確に特定できます。
知識のアップデート： 現場のフィードバックを基に、システム上のフローを簡単に修正・改善できます。AIフロー作成機能を活用すれば、文書ベースのマニュアルを素早く新しいフローに変換することも可能です。
まとめ：「人」ではなく「プロセス」で業務を回す時代へ
「聞かないとわからない」という状態は、組織の成長と効率化の足かせとなります。
octpathは、業務知識を「人」から「プロセス」に移し替え、全てのメンバーが自立して高品質な業務を実行できる環境を提供します。脱属人化を実現し、組織全体の生産性を向上させたいとお考えの方は、ぜひ資料をダウンロードし、その具体的な機能と導入効果をご確認ください。