営業事務部門が担う契約・請求業務は、企業のキャッシュフローと信頼に直結する、極めて重要な業務です。しかし、営業担当、法務、経理など複数の部署が関わるため、プロセスが複雑になりやすく、以下のような課題が常に発生しがちです。
「承認待ち」による業務の停滞
契約内容や請求金額の「連携ミス」
月末に業務が集中し、納期が遅延するリスク
本記事では、これらの課題を根本から解決し、契約・請求業務の処理速度と正確性を飛躍的に向上させる、プロセスマネジメントツール octpath を活用した業務フローの作り方をご紹介します。
1. 契約・請求業務が遅延する3つのボトルネック
契約・請求業務の遅延は、多くの場合、手動での情報連携と進捗管理に原因があります。
ボトルネック1: 承認・確認プロセスの「停滞」
契約書の内容確認や、特殊な請求に対する承認は、担当者や役職者への依頼がメールやチャットで行われがちです。依頼が相手に届いても、緊急度が伝わらずに放置され、「承認待ち」の時間が業務全体の停滞を招きます。
ボトルネック2: 複数部門を跨ぐ「情報連携ミス」
営業部門が入力した顧客情報や契約内容が、請求書作成時に経理部門へ正しく伝わらない、または法務チェックの結果が反映されないなど、部門間の情報の引き継ぎでミスが発生し、手戻りの原因となります。
ボトルネック3: 業務の「集中」と「属人化」
月ごとの締め日や四半期末など、特定の時期に業務が集中することで残業が増加します。また、複雑な案件の処理方法が特定のベテラン担当者にしかわからず、急な欠勤や異動で業務がストップするリスクを抱えます。
2. octpathで実現する「高速で正確な」業務フロー設計
octpathを活用すれば、契約・請求業務のフローを「見える化」し、「自動で流れる仕組み」へと変えることができます。
ポイント1：フローの可視化と担当者の明確化
スイムレーン形式などで業務フロー全体を視覚的に設計し、各タスクの担当者（営業、営業事務、法務、経理など）を明確に定義します。
誰のタスクか一目瞭然: 契約フェーズの各ステップで「誰が」「何を」するかが明確になり、業務のブラックボックス化を防ぎます。
ポイント2：承認・連携の自動化と期限管理
承認やタスクの引き継ぎをシステム上で自動化し、「承認待ち」の停滞を解消します。
自動通知とタスク連携: 契約書アップロード完了後、自動で次の承認者（法務など）にタスクと通知が飛びます。手動での連絡は一切不要です。
動的な期限設定: 契約書作成や承認作業に「プロセス開始から3日後」などの期限を自動設定し、期限が迫ると自動でアラートが出るため、納期遅延を未然に防ぎます。
ポイント3：ミスの発生を「仕組み」で防ぐ
契約・請求業務における致命的なミス（金額、納期、記入漏れなど）を、実行フェーズで自動的に防ぎます。
必須項目とチェックリスト: 契約書送付前のタスクに「顧客名が正式名称か」「請求金額に誤りがないか」などの必須チェック項目を設定できます。これを完了しないと次のタスクに進めないため、ヒューマンエラーを防ぎます。
作業履歴の記録: 各タスクでの作業内容、確認事項、アップロードした最終ファイルなどがフロー内にすべて記録されるため、後から履歴を追跡でき、トラブル時の対応も迅速になります。
3. octpath導入で得られる具体的な効果
octpathを導入することで、契約・請求業務は以下のようなメリットを享受できます。
業務処理速度の向上: 承認・連携の待ち時間がなくなり、業務プロセス全体の時間が短縮されます。
品質の安定化: 誰が担当してもミスなく業務を完遂できるため、作業品質が向上し、手戻りが減少します。
管理工数の削減: 進捗確認やリマインドが自動化され、営業事務や管理者の負担が大幅に軽減されます。
まとめ：高速化と正確性の両立はoctpathから
契約・請求業務の高速化は、単に営業事務の負荷を減らすだけでなく、顧客満足度の向上、キャッシュフローの安定化にも繋がります。
octpath は、複雑な契約・請求プロセスを明確に可視化し、システムによる制御を加えることで、部門間の連携ミスやタスクの停滞を解消します。契約・請求業務のボトルネック解消と品質向上を目指す方は、ぜひ octpath の資料をダウンロードし、具体的なフローの作り方をご確認ください。