企業活動において、契約書や規約のチェックなど、法務部門によるリーガルチェックは欠かせません。しかし、この申請・承認プロセスが非効率であるために、以下のような課題に直面している企業は少なくありません。
申請依頼の形式がバラバラで、必要な情報が不足しがち
「承認待ち」の時間が長く、案件のクロージングが遅延する
誰が、いつ、どこまで承認したかの進捗がブラックボックス化している
本記事では、プロセスマネジメントツール octpath を活用し、法務チェックを含む申請・承認プロセスを自動化することで得られる具体的なメリットと、業務を迅速化するポイントを解説します。
1. リーガルチェックプロセスにおける主要な課題
法務チェックプロセスが非効率になる主な原因は、部門間の連携が手動で行われていることにあります。
課題1: 申請前段階での情報不足と手戻り
営業担当や事業部門から法務部門へチェック依頼を出す際、案件の背景情報やリスク評価が不十分なまま提出されるケースが多く、法務側で追加の確認が発生し、手戻りのムダが生じます。
課題2: 承認・差し戻しプロセスの進捗停滞
紙やメール、チャットで依頼が回ると、承認者がすぐに気づかず、確認が遅れてしまいます。また、法務から差し戻しがあった場合の再申請フローも不明確になり、業務全体が滞ります。
課題3: 履歴管理の煩雑さとコンプライアンスリスク
最終的に「誰が」「いつ」「何を」承認したかという履歴（監査証跡）がメールボックスなどに分散してしまうと、コンプライアンスや監査対応時に情報の追跡が困難になります。
2. octpathによる申請・承認プロセスの自動化メリット
octpathを導入することで、法務チェックを含む申請・承認プロセス全体をシステムが制御し、迅速性とコンプライアンスを両立できます。
メリット1: 申請依頼の標準化と品質向上
申請フローの開始時に、必須入力項目やチェックリストを設定することで、法務チェックに必要な情報が全て揃った状態で依頼が届くように徹底できます。
情報不足による手戻りを防止: 案件概要、契約金額、リスク度合いなどの必須項目が満たされない限り、法務部門へタスクが引き継がれない仕組みを構築できます。
メリット2: 承認ルートの自動連携と迅速化
事前に設定された承認ルート（例：事業部長⇒法務部門⇒役員）に従い、タスクと通知が自動で次の承認者へ連携されます。
承認待ちの時間を解消: 申請完了と同時に法務担当者に通知が届き、タスクが割り当てられます。承認や差し戻しの操作もシステム上で完結するため、進捗が滞りません。（資料事例：無駄なコミュニケーションややり取りがほぼゼロに）
動的な期限設定: 法務チェックタスクに「タスク割り当てから3日以内」などの期限を自動設定することで、プロセス全体のスピードアップを促します。
メリット3: 監査証跡（履歴）の完全な一元管理
octpathのフロー内では、全ての作業履歴、承認・差し戻しの記録、添付ファイルが紐づいて保存されます。
コンプライアンス強化: 「誰が」「いつ」「何のバージョンを」承認したかが証跡として自動で残るため、監査やガバナンス強化に役立ちます。
まとめ：法務チェックを「企業の成長を止めない仕組み」へ
法務チェックは、コンプライアンスを守るための「ブレーキ」として機能しますが、そのプロセスが非効率であれば、企業の成長を妨げる「ボトルネック」にもなりかねません。
octpath には、法務チェックのような様々なメンバーがプロセスを立ち上げることができるパブリックフロー機能があります。
それらを活用し、法務チェックを含む申請・承認プロセスを明確に可視化し、必要な情報を標準化・自動連携することで、スピードと正確性を両立させます。法務部門の負荷を軽減しつつ、全社の業務を加速させたい方は、ぜひ octpath の資料をダウンロードし、具体的なフローの設計事例をご確認ください。