企業の業務は、一つの部署だけで完結することは稀です。特に「新入社員の入社手続き」や「新規サービスの契約・導入プロセス」のように、人事、総務、情報システム部、営業サポートなど複数の部署が関わる業務は、情報の引き継ぎや進捗確認のたびに非効率な手間が発生しがちです。
「あの件、今どこまで進んでいる？」「この情報、誰に渡せばいい？」といった無駄なやり取りは、部門間の連携ミスや遅延、そして従業員のストレスの大きな原因となります。
本記事では、多部署連携が必要な業務において、プロセスマネジメントツール Octpath がもたらす具体的なメリットを解説します。
1. 業務の「見える化」で誰のタスクかを瞬時に把握
多部署連携で最も課題となるのが、「今、誰の持ち物なのか」が不明確になることです。
従来の課題: 業務がメールやチャットで引き継がれるため、担当者が変わるたびに進捗がブラックボックス化し、確認のために担当者へ何度も連絡を入れる必要がありました。
Octpathでの解決： Octpathは、業務フロー全体をビジュアル化し、どの部署・担当者が次のアクションを担っているかをスイムレーン形式などで明確に表示します。これにより、上長や関係者は、誰に聞くことなくリアルタイムで業務の状況を把握できます。
2. 情報の「自動連携」で引継ぎミスと手間をゼロに
部署をまたぐ際に、前工程で収集・入力された情報を正しく引き継ぐ手間は、大きな負担となります。
従来の課題: 契約書の内容や、顧客情報、社内申請のデータなどを、前の担当者がコピー＆ペーストで次の担当者に渡し直す、または口頭で説明する手間が発生していました。この過程でミスや漏れが起こりやすいのが実情です。
Octpathでの解決： Octpathでは、前のタスクで入力・記録されたすべての作業結果やデータがシステム内で自動的に保持・連携されます。次のタスクの担当者は、Octpathの画面を見るだけで必要な情報を全て確認できるため、情報伝達のためのコミュニケーションが不要になります。
3. 「自動通知と期限管理」でタスクの放置を撲滅
他部署への引き渡し後、相手部署の担当者がそのタスクに気づくのが遅れる、といった「タスクの放置」は連携業務の大きな障害です。
従来の課題: タスクの引き継ぎがメールやチャットのみだと、通知が埋もれてしまい、担当者が作業に着手するまでに時間がかかります。リマインドも手動で行う必要があります。
Octpathでの解決： Octpathは、前のタスクが完了し、次のタスクの担当者が決まった瞬間に自動で通知を送ります。さらに、タスクごとに設定された期限を自動で管理し、期限切れが近づくとアラート表示されます。これにより、タスクの「やり忘れ」や「納期遅れ」をシステムが自動で防いでくれるため、担当部署間のリマインド工数も削減されます。
4. 業務品質の「標準化」で誰が対応しても安定した結果に
部署が変わるたびに作業の進め方や品質が変わってしまう、という課題も多部署連携では顕著です。
従来の課題: 部署ごとの暗黙のルールや手順が存在し、担当者が異動したり、代理対応したりする際に、業務品質が不安定になりがちです。
Octpathでの解決： Octpathでは、業務フロー全体を通じて、チェックリストや必須入力項目をシステム上で強制できます。例えば、情報システム部へのPC手配タスクで「PC管理番号の入力」を必須にしたり、総務部での備品発注タスクで「在庫チェックの完了」を必須にしたりすることで、部署を跨いでも同じ手順と品質で作業が行われます。
まとめ：多部署連携のボトルネックをOctpathで解消
多部署連携の業務は複雑なため、Excelやメールでの属人的な管理ではすぐに限界がきます。
Octpathは、業務フローを「実行可能なシステム」として運用することで、情報連携のミスや、進捗確認の無駄なやり取りを解消し、組織全体の生産性を向上させます。特に、定型業務における作業時間の50%削減といった導入効果も事例で示されています。
部門間の連携課題を解決し、スムーズでストレスのない業務環境を実現するために、ぜひOctpathの具体的な機能をご確認ください。