制作業務からバックオフィスまで、テレワークでの非同期な業務進行を効率化。

ー 事業について教えてください。

「音をもっとうまく使いこなす」ことをミッションに、音響通信技術を用いたサービスを提供しています。電波を使ってはいけない場所や人が多いせいで電波が使いづらい場所などで、音波を利用することで情報の伝達を可能にしています。

代表的なものとしては、「HELLO! MOVIE（https://hellomovie.info/）」という全国の映画館で利用いただけるアプリがあります。視聴覚障碍者の方が映画を見る際は、映画の情景を理解するための解説が必要になります。アプリを利用することで映画の進行状況を自動で認識し、そのタイミングで必要なガイドを再生することができます。映画館は電波の利用ができないため、音響通信による技術が役立っています。

働き方が非同期になり、タスク管理に限界を感じていた

ー octpath導入前のご状況について教えてください。

コロナの流行に合わせてテレワークを導入したことで、出社するメンバーと在宅のメンバーが分かれ、業務進行が非同期になりました。もともと各メンバーが独自にスプレッドシートを作成して業務を管理していたため、タスクに必要な情報が揃っていなかった場合に確認の手間が生じたり、打ち合わせ中で確認が遅れた場合に作業自体がストップしてしまったりと、定型業務の属人化に関わる課題が生じ始めました。 また、制作に関わる業務においては、一つのフローの中でパートナー企業や社内のメンバーが複数名関わるため、進捗状況が分からなくなってしまうことも課題でした。

他にはない、定型業務の管理に特化したサービス

ー導入の経緯を教えてください。

業務改善のためにマニュアルの整備やTodo管理ツールの導入を検討したものの、繰り返し発生する業務に最適化されていないサービスでは、フローの可視化やテンプレートの更新がしづらいと感じていました。 その中でoctpathの動画を見つけ、業務フローを設計してそのままタスク管理ができること・マニュアルも合わせて登録できることを知り、実現したいことに近いと感じました。その後他のBPMツールも検討しましたが、特にフロー編集の簡単さに魅力を感じ導入を決めました。

ー実際に利用いただいた上での所感を教えてください。

実際にメンバーと一緒にoctpathを利用してみて、一度業務フローを定義すれば一切やり取りをせずとも業務を進められるようになり、業務スピードが上がったことを感じました。また、社内ではテレワークと同時にフレックス制も実施しているためやり取りがしづらい部分がありますが、タスク内に入力フィールドを作成できることで「この情報がないと業務を進められない」という状況に陥ることがなくなりました。

ートライアルの段階からスムーズに導入いただいていましたが、導入時の工夫や成功の秘訣はありますか？

ツールの特性を間違えると導入が失敗してしまうと考えていたため、octpathはあくまでも定型業務の管理ツールであることを意識的にメンバーに伝えるようにしていました。定型業務の中でも作業情報の引き継ぎが必要な業務から登録していき、徹底的にすり合わせを行いながら導入したことで、現時点で定型業務のうち既に7〜8割を登録できています。

業務改善のためのツールとして活用していきたい

ー今後のご活用イメージやoctpathへの期待を教えてください。

理想的には、全社員に「自分に依頼された業務をoctpathで表現してやろう」という意識を持ってもらいたいと考えています。フローを管理者から与えられるものとせず、依頼される業務についてやりづらさや曖昧さを感じた箇所について、自分自身で考えて改善ポイントを探して欲しいです。また、メンバー各々に業務フローを登録してもらうことで、全体像を把握し、業務の整理にも取り組んでいきたいと考えています。

ーoctpathはどのような方におすすめできますか？

定型業務を管理されている方はもちろんですが、特に、上場を考えているスタートアップやベンチャー企業にフィットしているのではないかと考えています。弊社にフィットした理由の一つとして、昨年の東京プロマーケットへの上場にあたり業務手順やフローの整備を行ったことがありました。上場前には内部統制が必要になるため、マニュアルツール等で表面上の情報整理をするのではなく、各ツールの利用方法・業務における判断軸などの詳細部分についてもまとめる作業が必要になりました。上場を目指す場合はどこかのタイミングで業務の標準化が必要になるため、規模が小さいうちからoctpathを利用しておくことで、マスターツールとして利用できると思います。