治験・臨床試験に関わる手順書をクラウド化。繰り返し発生する作業の煩雑さを解消

同じ手順で繰り返し行う業務の管理に煩雑さを感じていた

ーはじめに、事業内容について教えてください。

弊社では、大学や医療機関と協働しながら、医用画像解析を行なっています。 新薬開発の過程で行う治験の中で利用する、患者様のCTスキャンやMRIの結果のデータ解析がメインです。例えば骨粗しょう症の患者さんのレントゲンから骨の縮みや凹みを見る、病気による筋力の衰え方を確認する、など、病状や解析方法を問わず幅広く解析業務を担っています。

ー導入前の課題を教えてください。

現在行なっている治験、臨床に関する業務では、関係機関から送付される患者さんごとのデータを、全て同じ手順で、同じように処理をする必要があります。その上、同時にいくつもの案件が進行し、それぞれ処理手順が異なるため、手順書と進行状況の管理を課題に感じていました。octpath導入以前はwordや紙にドキュメント形式で手順を記載していましたが、作業する度に対象の手順書を探し出し、参照しながら作業しなければならないことを面倒に感じていました。

手順書を参照しながらタスクを進められることがフィット

ー導入の決め手は何でしたか？

過去に導入していたタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールでは、ただ、タスクを単発で登録することしかできなかったり、サービス画面が見づらかったりとやりづらさを感じていて、入力が面倒になっていました。その中でoctpathを見つけ、"タスクと手順書をまとめて管理できる"ということに魅力を感じ、トライアルしてみることにしました。

シンプルで迷うことのないデザイン

はじめから本格導入を決めていたわけではなく、『使ってみないと分からない』と思い軽い気持ちでトライアルを利用しました。

ートライアルを利用してみていかがでしたか？

octpathは、利用開始時に現在利用している手順書の内容をoctpathに移行する必要があります。既存の手順書にはかなり詳細に手順を記載していましたが、まずは内容を簡略化してoctpathに登録しミニマムに使い始めることで、感覚を掴むことができました。また、トライアル開始時にサポートの方にサンプルとして業務フローを登録いただけたことから、サービス利用時のイメージを持つことができました。

ー実際に導入してみた感想をお聞かせください。

導入後、紙の管理による煩雑さがなくなっていることを実感しています。また、サービス画面の構成が非常にシンプルで、操作に迷うことが基本的にない点も助かっています。業種・業界に限らず、新しいツールを導入する際にはどうしても現場の反発がありますが、octpathは作りがシンプルなため、導入のハードルが低いと思います。そのシンプルさから、現在ご利用いただいている治験、臨床試験以外の定型業務やプロジェクトへの展開も検討しています。

「ミスや漏れの許されない、クリティカルな業務の管理に非常に向いていると思います」

長期間かけて完成させるプロジェクト、且つ、作業間に期間のあいてしまう定型業務の管理に非常に向いていると思います。例えば、今回作業をしてから次の作業が1ヶ月後となると、手順の詳細を忘れてしまうことがあるためです。 また、医療業界は患者さんのデータを扱っているため、間違いが起きれば取り返しのつかないことになってしまい、患者さんにも迷惑をかけかねません。医療業界に限らず、そうしたミスの許されないクリティカルな業務では、手順管理の徹底が肝になるため適していると感じています。

医療現場での利用に期待したい

ー今後どのような活用を考えていますか？

現在は自社内での利用に留まっていますが、業務フローの関係者全員を巻き込むことで最も効用を得られると考えています。今後は外部のメンバーも巻き込んで、より進捗管理に重きを置いてツールを活用したいと思っています。 また、医療業界のIT化が進めば工数とコストの削減にも繋がり、最終的には患者さんや世の中にも良い影響があると考えています。医療業界の事務業務にはまだまだムダが多いため、現場にもぜひ取り入れられたらと思っています。

※ 記載内容は2021年8月時点のものです。