業務の効率化とマニュアル化を推進し、定型業務および部門間連携業務を適正化

ー 導入前の課題を教えてください

業務の効率化と適正化、法令遵守とリスク管理などを目的として運用している内部統制文書（業務記述書・業務マニュアル）の有効性を高めることを想定しています。 現状の課題として、文書化された業務記述書等が業務変更に追随して更新されず、業務記述書等を作成して終わりになっている点が挙げられます。 本来、これらは運用と修正を継続していくべきものですが、それがおろそかになり形骸化しています。 また、担当者によって業務の進め方や成果に差が生じ、仕事の質の均一化が図れていないことも課題として認識していました。

ー 導入の決め手は何でしたか

今後、職員採用が困難になる状況をリスクと捉え、退職や人事異動に伴う業務引継ぎにおける「仕事の質」の維持について「できる何か」を模索していました。 従来はExcelのオブジェクトで業務フロー図を作成していましたが、業務棚卸と図の作成に時間を要し、「分岐」を表現できないという問題がありました。これが業務マニュアルの形骸化を招いた一因とも考えています。 octopathのトライアルを経て、実務担当者でも容易に作成・修正できる操作性と、比較的安価な利用料金という点から導入を決定しました。

ー octpathを利用した今後の展望やご要望をお聞かせください

導入開始時は、管理部と内部監査室の2セクションを最小利用部門とし、段階的に進めます。 最終的には、全部門における定型業務および部門間連携業務での活用を目指し、模索・展開していきたいと考えています。