業務プロセスの標準化で全社の業務効率を向上させ、600人の職員を支える

ー 事業内容について教えてください

当財団は、食品、医薬品、化粧品、化学工業品などに含まれる成分や安全性を検査・分析する専門機関です。国内外の企業様や団体、官公庁、地方自治体など幅広いお客様から分析のご依頼をいただいており、そのデータを輸出入、品質管理、新商品開発などに活用していただいています。

高い倫理観と確かな技術力で健康と安全を支え、社会の発展に貢献することを使命としております。

ー どのような業務で利用予定でしょうか

【ご利用部署】 多摩研究所の総務課は約600名の職員を支えるバックオフィス部門です。 人事や労務管理に加え、分析業界特有の危険物や試薬の管理、法規にかかわる届出など幅広い業務を担当しています。

【導入前の課題】

これまで、各担当者が個々に工夫して対応しておりましたが、職員数の増加や働き方の多様化、労働安全衛生意識の高まりに伴い、業務が複雑になり過度な属人化がおきていました。これにより引継ぎに時間がかかる、特定の個人に業務が集中する、進捗管理ができないなど困難な状況になっていました。

また、業務工程が標準化されていないため、客観的な視点による改善が進まないことも課題でした。 まずは多摩研究所の総務課にて導入し、将来的には全事業所の総務課へ展開を予定しております。

ーoctpathに興味を持ったきっかけは何でしたか

属人化を解消し、複雑化した業務を可視化・標準化することで、個人ではなくチームで適切に対応できる環境を実現したいと考え、工程管理ツールを検討していたところ、octpathを見つけました。

ー 導入の決め手はなんでしたか

導入の決め手は、担当者それぞれの業務量や進捗状況が可視化されること、マニュアルとしても機能すること、直感的に操作が可能なことです。特に、メールでの通知機能も作業の抜け漏れ防止の観点で、重要な決め手の一つとなりました。

また、octpathのスタッフの方がこちらの要望を丁寧にヒアリングしてくださり、疑問点に対してスピーディにサポートをいただけたことも、導入を後押しする大きな要因となりました。

ー他のツールと比較して、octpathのどのような点が優れていると感じましたか

octpathは複雑なシステム構築が不要で、業務フローの分岐や複製といった操作も直感的に行える点が優れていると感じました。システム構築や機能が複雑で習得に時間がかかるシステムは新たな属人化を引き起こす心配があり、現場での定着にもハードルが高いと感じています。

その点、octpathはコードなどの専門知識がなくても利用できるため、特定の担当者に負担が集中することなく、本来の目的である業務の標準化に集中できる点が大きなメリットです。さらに、AIによるフロー作成機能が搭載されている点も非常に魅力でした。これにより、ゼロから業務フローを設計する手間が大幅に軽減され、より迅速かつ効率的に活用できると感じました。

ー今回octpathを導入する最大の目的は何ですか

今回octpathを導入する最大の目的は、業務プロセスの標準化を通じて、全社的な業務効率を向上させることにあります。

総務課は職員が働きやすい環境を整える要となる部署ですので、定型業務が効率的に進み、職員一人ひとりの状況に寄り添う時間を生み出すことで、日本食品分析センター全体に良い影響を与えられると考えています。 また、将来的には全拠点の業務を集約し、総務人事部全体で協力しあえる環境を作り出したいです。

ートライアル期間中は、どのような点を重点的に検証しましたか

トライアル期間中は、実際にシステムを利用するメンバー全員に使用感の検証に参加してもらいました。

新しいシステムの導入に苦手意識を抱かないように、デモ操作説明会も実施していただきました。その上で、直感的に操作できるか、業務フローの作成や進捗確認が容易に行えるかを試してもらいました。 その過程で、正式導入へのスムーズな活用に向けて操作上の不明点を洗い出し解消することに重点を置きました。

ー初期導入フェーズにおいて、特にどの業務から標準化に着手しますか

頻度の高い定型的な業務から優先的に着手することを検討しています。

具体的には、全職員に関わる毎月の勤怠管理や、産育休業務からの導入を予定しています。 特に産育休業務については、外部公開フォーム機能を組み込むことで、休業中の職員からの申請をトリガーとしてプロセスを開始し、復職時の手続きやユニフォーム準備といった事務処理を効率的かつスムーズに進められると期待しています。