脱・エクセル管理 | 複数プロジェクトの管理とボトルネックの可視化を行う

プロジェクトが複数並行し、関わるメンバーが増えるほど、管理は難しくなります。「誰がどこまで進めているのか」、「何が原因で止まっているのか」を把握するために、多くの現場ではExcelやスプレッドシートが活用されていますが、これらを用いた管理は、場合によって現場の負担を増やす「形骸化した仕組み」に陥りがちです。

本記事では、複数プロジェクトの管理においてExcelが抱える運用の問題を整理し、プロセスマネジメントツール「octpath」を活用して、いかにして管理コストを減らしながら実行力を高めるか、その具体策を解説します。

複数プロジェクトのExcel管理が「形骸化」する理由

Excelによる管理がうまくいかなくなる背景には、ツール自体の機能不足ではなく、各担当者が忘れずに業務の一部として組み込むことができるか、ファイルを探したり、必要に応じて誰に聞けばいいのか、誰の入力待ちで止まっているのかなど、様々な要因が絡まってきます。

ファイル更新が個人の裁量に委ねられ、実態が見えなくなる

Excel管理の最大の弱点は、データの更新が「実務」と切り離されている点です。各担当者は、自身の作業を終えた後に「管理表を開き、該当行を探し、ステータスを更新する」という追加作業を求められます。 

業務が多忙になればなるほど、この報告作業は後回しにされ、管理表上のデータは実態から乖離していきます。結果として、”最新版がどれか分からない”、”更新されているのか分からない”などの「情報の断片化」が起き、管理表としての機能を失っていきます。

状況確認と報告資料の作成に追われ、本来の業務が停滞する

データが最新でない場合、マネージャーは状況把握のために個別のチャットや口頭での確認、あるいは進捗会議を頻発させることになり、本来の業務に支障を出してしまいます。

現場は「作業の手を止めて進捗を報告する」ことに時間を取られ、管理側は「バラバラのExcelを集計して報告資料を作る」ことに時間を取られる。この「管理のための管理」にかかる膨大な労力が、プロジェクト全体の進捗を遅らせるボトルネックとなる可能性を潜めています。

管理の工数を減らす「実行」と「記録」の同期

octpathは、従来の管理ツールとは一線を画します。管理を「作業の結果」ではなく「作業のプロセスそのもの」に組み込むことで、実際の業務プロセスと結果が紐づき報告コストを減らします。

報告は不要。作業完了がそのまま「最新の進捗」に変わる実務直結の構造

octpathでは、業務フローに基づいて生成されたタスクを各担当者が処理します。担当者が画面上のチェックリストを埋めたり、業務内容の入力を行い完了ボタンを押した瞬間に、システム上の進捗データは自動で更新され、次に必要なタスク/担当者へとバトンタッチされます。

「作業の完了」と「進捗の記録」が同期しているため、改めて管理表を更新する必要はなく、現場は目の前の実務に集中するだけで、常に最新状態での共有/可視化が可能になります。

業務プロセスの見える化による「担当者間のバトンタッチ」を可視化

複数部門やメンバーが関わるプロジェクトでは、「誰がボールを持っているか」が曖昧になった瞬間に停滞が始まります。 octpathは「スイムレーン形式」も採用しており、業務の流れを「誰が（どの部署が）担当するか」というレーンで区分けして可視化しています。

また、業務が完了するとこれまでの作業内容と共に自動で次の担当者へ引き継がれていくため、明確な情報連携が可能となります。

進行状況や担当者が誰か、期日はいつなのかなどの情報も一覧で確認できるため、部署や担当を跨ぐポイントが明確になり、部門間の引継ぎ（バトンタッチ）で発生しがちな「言った・言わない」や「情報の受け渡し漏れ」を防ぐことが可能です。

ボトルネックを特定し、現場の「実行力」を高める3つの機能

リアルタイムで収集されるデータを活用し、octpathはプロジェクトの停滞を見極める仕組みを提供します。

【可視化】「どこで・誰が」止まっているかを即座に把握

ダッシュボード機能では、全プロジェクトの進捗状況をリストで俯瞰できます。「特定のステップでいつも時間がかかっている」、「特定の担当者にタスクが集中している」といったボトルネックが数値として浮き彫りになります。

感覚ではなくデータに基づいた人員配置やプロセス改善が可能になり、マネジメントの精度が飛躍的に向上します。

【防止】期限設定と自動アラートで、放置タスクを物理的にゼロにする

Excelでは仕組みを自ら構築しない限り、誰かがファイルを開いて期限切れの行を見つけないと放置された課題に気づけません。 

octpathでは、各タスクに期限を設定し、期限が超過した際には担当者に超過のアラートが届きます。また、事前に超過を防ぐためにもGoogleカレンダーに予定としてタスクを組み込む機能や、毎朝「マイタスクサマリー（タスクの期日/個数状況）」が各担当者宛てにメールで届くようになっており、担当者ごとの管理に頼ることなく、タスクの放置や失念を構造的に排除します。

【効率化】API連携、定期実行、外部公開フォーム機能で業務開始を楽にする

octpathには外部のツールからoctpathのタスクを立ち上げるAPI連携(2026年1月時点)、定期的に行う業務の自動立ち上げ、octpathのアカウントを持っていなくても、Googleフォームのように外部からの情報を回収し、そのままタスクを立ち上げる機能が備わっています。

これらを使用することにより、普段の業務可視化や確認で終わらずに”効率化”までカバーすることができます。

まとめ | 単なる管理ツール「動く仕組み」へ変え、脱・Excelを実現する

複数プロジェクトの管理を成功させるために必要なのは、現場が迷いなく動ける「ナビゲーション」です。 Excel管理の限界は、現場の努力不足ではなく、ツールと実務が乖離している構造にあります。octpathによって「実行」と「記録」を同期させ、プロセスを可視化することで、管理のための工数は劇的に削減されます。