BPMNの知識不要で業務を「標準化」する | 動くフローでの仕組み化を解説

なぜ「業務フロー図の作成」にこだわると標準化は失敗するのか

業務の標準化を進める際、多くの企業が「BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記）」のような専門的な記号を用いたフロー図の作成に挑戦します。しかし、この「正しく描くこと」へのこだわりが、皮肉にも業務改善のスピードを落とす原因となっているケースが少なくありません。

本来の目的である「改善」が後回しになる現状

BPMNには厳密なルールがあり、丸や四角、菱形の記号を正しく使い分ける必要があります。しかし、現場が求めているのは「綺麗な図」ではなく「迷わず動ける手順」です。

 記号の定義を調べることに時間を費やし、肝心の「どうすれば無駄を省けるか」「どこでミスが起きているか」という本質的な議論が後回しになってしまう。これでは本末転倒です。

現場が理解できない複雑な図解は、結局見られない

気合を入れて熱心にフロー図を作っても、現場の担当者からは「見づらい」、「よくわからない」と敬遠されがちです。 

結果として、せっかくのフロー図はファイルサーバーの奥底で眠り、現場は「いつもの慣習」で動き続ける。これが、業務フローが「形骸化」し、標準化が失敗に終わる典型的なパターンです

octpathが実現する「描く」だけで終わらせない標準化

octpathは、BPMNのような専門知識を必要としません。私たちの目指す標準化は、単なる可視化ではなく、現場が自然に正解の動きをとれる「仕組み」の実装です。

専門記号は不要 - 直感的なUIで「業務のレール」を敷くフロー作成機能

octpathのフロー作成画面に、複雑な記号は登場しません。ステップを追加し、やるべきことを書き出す。それだけで、誰がどの順番で動くべきかの「レール」が完成します。

直感的な操作感により、業務を熟知している現場のリーダーが、自らの手で即座にフローを構築・修正できるのが強みです。

作成した図がそのままシステムに - 実務と連動する「動くフローチャート」の仕組み

一般的なフロー図は「閲覧用」の資料として用意されますが、octpathのフローは「実行用」のシステムそのものです。 

フローを作成した直後から、それがそのまま担当者のタスクとして動き出します。図を見て思い出しながら作業するのではなく、システムに導かれながら作業を進めていくため抜け漏れの防止はもちろん、実務とマニュアルのギャップをゼロにします。

業務内容に応じた「1タスク1画面」の"タスクナビゲーション"

多くのツールが情報を一覧で表示するのに対し、octpathは「今、この担当者がやるべき1つのタスク」だけを画面に提示します。 

必要なマニュアル、入力項目、チェックリストがその1画面に集約されているため、他の情報に惑わされることがありません。このナビゲーションにより、新人でもベテランと同じ品質で初日から業務を遂行できる環境が整います。

部門横断の複雑なフローを整理する「スイムレーン」の活用

複数の部署が関わる業務では、「誰がボールを持っているか」が曖昧になりがちです。octpathのスイムレーン形式は、この問題を視覚的に、かつ実務的に解決します。

「誰が・何を」を明確にするスイムレーン形式での視覚化

スイムレーン形式を用いることで、営業、事務、経理といった各部門の役割が水泳のレーンのように整理されます。 自分のレーンにタスクが回ってきた時だけ通知が届き、何をすべきかが示される。これにより、抜け漏れの防止や二重対応のミスを物理的に防ぐことが可能です。

部門間の引き継ぎポイントを可視化し、ボトルネックを特定する

業務が停滞するのは、多くの場合「部署間をまたぐタイミング」です。 octpathでは、どのレーンでタスクが止まっているのか、どのステップに時間がかかっているのかがリアルタイムで可視化されます。

また、日々の業務で記録された内容や担当者ごとの作業時間、案件ごとの作業記録をcsvで出力し、データに基づいたボトルネックの特定ができるため、「なんとなく忙しい」という感覚的な議論から脱却し的確な人員配置や工程改善が可能になります。

「標準化」を最速で定着させるための構築支援

「最初の一歩」をいかに早く踏み出すか。octpathはツールの提供だけでなく、構築のスピード感も重視しています。

AIフロー作成機能 - 文章から業務の「たたき台」を自動生成

「フローをゼロから作るのは大変だ」という心理的ハードルを下げるのが、AIフロー作成機能です。 現在の業務内容をテキストで入力するだけで、AIがステップを分解し、フローの「たたき台」を瞬時に生成します。1から作成する必要はなく、出来上がった案を微調整するだけで済むため、構築にかかる工数を劇的に削減できます。

最速で骨組みを整える - 既存のフロー/マニュアルインポート機能

（※2026年1月29日より実装されます。）

octpathがAIを使ってExcelやWord、pdf、画像データやテキストデータなどで管理されているフロー/マニュアルを読み取り、octpath上でそのフロー/マニュアル化を実現します。

骨組みとして生成されるため、あとは実際の業務に合わせて微調整を行うだけとなります。ツール導入により本来の業務に支障をきたす恐れを少しでも減らし、すぐに現場に共有するための機能としてご活用いただけます。

まとめ - octpathでBPMNの枠を超え、現場の実行力を最大化する

業務の標準化とは、決して「難しい図を描くこと」ではありません。 BPMNという高い壁を前に立ち止まるのではなく、誰でも直感的に「業務のレール」を敷き、それをそのまま実行に移せる環境を作ること。それこそが、組織全体の実行力を高める最短ルートです。

octpathを活用し、形骸化したマニュアルから「勝手に現場が正しく動く仕組み」へと進化させていきましょう。