業務効率化や生産性向上を目指す多くの企業で「業務フローの作成」は必須の取り組みです。しかし、「時間をかけてフロー図を作成したが、現場では使われず形骸化してしまった」「複雑すぎて結局、担当者任せになった」という失敗例も少なくありません。
業務フローは、単なる手順の羅列ではなく、「誰が」「いつ」「何を」「どのような判断基準で」行うかを定義する、組織の業務品質を担保する設計図です。
本記事では、「描いて終わり」のフロー図から脱却し、業務の現状を正確に把握して改善につなげる業務可視化を実現するための業務フロー作成の具体的なポイントと、それを支えるプロセスマネジメントツール「Octpath」の活用法を解説します。
1. 業務フロー作成で失敗しないための3つの視点
「使える」業務フローを作成するために、従来の「紙とExcel」の考え方から、以下の3つの視点を持つことが重要です。
視点1：フローは「手順」ではなく「判断の道筋」である
単なる作業手順の羅列にしない： 「書類作成」「提出」といった作業名だけでなく、「書類に不備があるか？」→「はい／いいえ」といった判断と分岐を明確に組み込みます。これにより、イレギュラー時でも担当者が迷うことなく対応できるようになります。
「例外」を定義する： 通常業務だけでなく、「担当者不在時」「期限超過時」といった例外発生時の対応フローも組み込むことで、業務の属人化を防ぎます。
視点2：フローは「実行」と「管理」が一体である
実行のサポートを組み込む： フローの各ステップで、「このタスクに必要なマニュアル」「使用するフォーム」「チェックリスト」を紐づけ、参照の手間をゼロにします。
進捗管理を自動化する： フローに沿って作業を進めるだけで、進捗状況（誰が、どこまで終わっているか）が自動で記録・可視化される仕組みを取り入れます。これにより、マネジメント層は現場に聞かずにボトルネックを把握できます。
視点3：フローは「静的な文書」ではなく「生きた資産」である
誰でも簡単に修正できる： 業務改善のアイデアが出た際に、担当者が簡単にフローを修正・更新できるツールを使うことで、業務の現状に合わせてフローを「生き続けさせる」ことができます。
2. Octpathで実現する業務フロー作成の3つのポイント
上記の視点を実現するために、Octpathを活用した業務フロー作成の具体的なポイントを解説します。
ポイント1：直感的なビジュアルとスイムレーンで「誰がやるか」を明確に
業務フロー図が複雑になると、途端に可読性が低下します。可視化の第一歩は、この可読性を高めることです。
Octpathの解決策： Octpathのフローデザイナー機能は、ドラッグ＆ドロップで視覚的にフローを作成できます。さらに、スイムレーン形式で部門や担当者ごとにタスクを明確に色分け・配置できるため、複数の部門をまたぐ業務（例：入社手続き、契約プロセス）でも、「次は情報システム部の番だ」といった役割分担が誰の目にも明らかになります。
ポイント2：「条件分岐」と「期限設定」で業務判断を自動化
属人化の最大の原因は、担当者の「判断」に委ねられている部分です。ここを可視化・自動化することで、業務の透明性が高まります。
Octpathの解決策：
条件分岐の自動化： 「フォームの入力内容がAならBへ進む」「契約金額が一定額以上ならCの承認を経る」といった条件をフローに組み込むことで、担当者の判断ミスを防ぎ、業務プロセスを自動で制御します。
期限設定の自動化： 「プロセス開始から5営業日以内」「前のタスク完了から3時間以内」といった動的な期限設定をタスクに自動で適用し、タスクの遅延を未然に防ぎます。遅延タスクは自動で可視化されるため、迅速な対応が可能です。
ポイント3：「必須項目」と「作業結果の記録」をフローに組み込む
業務の結果を記録し、それを次工程へスムーズに引き継ぐ仕組みは、業務の全貌を可視化する上で不可欠です。
Octpathの解決策：
チェック項目の強制力： 各タスクに必須項目（例：「契約書の記載内容を確認した」「全ての情報システムへの申請が完了した」）を設定します。これらのチェックが完了するまで、タスクを完了したり次の担当者に渡したりできないよう制御し、作業品質を担保します。
自動連携と記録： 各タスクで入力されたデータや作業結果は、フロー内に自動で記録・保持されます。これにより、次の担当者はOctpathを見るだけで必要な情報を把握でき、引継ぎ時のコミュニケーション工数を大幅に削減できます。
3. 「生きた業務フロー」を組織資産に変える
Octpathで作成したフローは、現場で実行されることで初めて価値を生み出し、同時にその実行データが進捗状況（誰が忙しいか、どのタスクがボトルネックか）として可視化されます。
この可視化されたデータこそが、次の業務改善のための貴重な情報源となります。
「描いて終わり」のフロー図ではなく、「実行と管理が一体となった生きた業務フロー」をOctpathで構築し、業務の属人化解消、品質向上、そして新人・引継ぎコストの削減を実現しませんか。
まずは資料をダウンロードし、Octpathの直感的なフロー作成をお試しください。