採用、入社手続き、異動、そして退職手続きまで、人事部門が担う業務は、社員の入社から退社までのライフサイクル全体にわたります。これらの業務は、高い正確性とスピードが求められる一方で、多くの手作業や部門間の連携が必要となるため、非効率になりがちです。
特に以下のような課題は、人事部門の生産性を大きく低下させます。
煩雑な入社・退社手続き: 複数の部署（総務、情報システム部など）をまたぐ連携が多く、抜け漏れが発生しやすい。
属人化しやすいフロー: 担当者以外は進捗や手順が分からず、担当者不在時に業務がストップする。
進捗管理の工数: 採用候補者や新入社員ごとの進捗状況を、個別に確認・管理する手間が大きい。
本記事では、プロセスマネジメントツール「Octpath」を導入することで、人事部門が「採用」から「退職」までの一連の業務を一元管理し、効率化を実現する方法をご紹介します。
1. 入社・退社手続きフローの標準化と自動化
入社・退社手続きは、人事だけでなく、情報システム部門でのPC手配、総務部門での備品管理など、複数の部門が関与する複雑なプロセスです。
Octpathによる解決策
Octpathは、この複雑なプロセス全体を一つのフローとして可視化し、タスクの実行を自動でナビゲートします。
マルチ部門連携の明確化: 誰が、いつ、何をすべきか（例: 人事→情報システム部→総務）、タスクごとに担当部門を明確に設定。次のタスク担当者への自動通知機能により、手動でのリマインドが一切不要になります。
作業の抜け漏れ防止: 各タスクに必要な書類やチェック項目を必須項目として設定。すべて完了するまで次のステップに進めないため、手続きの抜け漏れを根本から防ぎます。
2. 採用管理（候補者・選考）プロセスの透明化
採用活動はスピードが命です。選考プロセスの進捗状況が不透明だと、候補者への対応が遅れ、優秀な人材の取りこぼしにつながりかねません。
Octpathによる解決策
Octpathで選考プロセスをフロー化することで、候補者一人ひとりの進捗状況を一元管理できます。
リアルタイムな進捗可視化: どの候補者が「書類選考中」「面接待ち」「内定承諾済み」といったステータスにあるかを、ダッシュボードで即座に把握できます。
選考品質の安定: 面接後のフィードバックや評価基準をタスク内のチェックリストとして組み込むことで、評価のバラつきを防ぎ、選考プロセスの品質を安定させます。
条件による自動分岐: 応募ルートや職種（例: 新卒/中途、正社員/契約社員）に応じて、フローを自動で分岐させ、煩雑な管理をシンプルにします。
3. 人事異動・育成プロセスの効率的な管理
入社後の従業員の異動手続き、研修準備、OJTプロセスなども、Octpathで管理することで効率化が可能です。
育成・OJTの標準化: 新人研修やOJTのステップをフロー化し、担当トレーナーが「いつまでに」「何を教えるか」を明確にすることで、育成期間の短縮を実現します。（導入事例では育成期間50%短縮の実績あり）
引継ぎ工数の削減: 異動や退職の際の業務引継ぎも、Octpathに残された作業記録とフローを見るだけで完了するため、引継ぎ工数を大幅に削減し、業務の属人化を防ぎます。
Octpathで「戦略人事」への転換を
人事部門が煩雑な手続きや進捗管理から解放されることは、単なる業務効率化以上の意味を持ちます。
Octpathによる一元管理は、人事担当者がより戦略的で、社員の成長や組織力の強化といったコア業務に集中できる環境を作り出します。採用から退職までの人事プロセスをデジタル化し、ミスなく、スムーズで、透明性の高い管理を実現しませんか。
まずはOctpathの資料をダウンロードし、貴社の人事部門のデジタル変革にお役立てください。