会社の「縁の下の力持ち」である総務部門は、備品管理、施設管理、入社・退社手続き、イベント準備など、多岐にわたる定型業務を担っています。しかし、その業務の特性上、以下のような非効率な状態に陥りがちです。
突発的な業務の多さ: 他部署からの問い合わせや突発的なトラブル対応に追われ、定型業務が滞りがちになる。
業務の属人化: 複雑な申請フローや対応マニュアルが共有されず、「担当者以外は対応できない」状況が生まれる。
進捗管理の複雑さ: 複数の案件が同時並行で進むため、全体の進捗状況や担当者の負荷が把握しにくい。
本記事では、プロセスマネジメントツール「Octpath」を導入することで、総務部門の庶務業務をどのようにデジタル化し、効率的かつ安定的に管理できるのかを解説します。
1. 属人化を解消し、誰でも対応可能な「生きたマニュアル」へ
総務業務、特に「事故・トラブル発生時の対応」や「システム導入時の申請プロセス」など、めったに発生しないが重要な業務は、特定の担当者しか対応できない「属人化」が発生しがちです。
Octpathによる解決策
Octpathは、これらの複雑な業務プロセス全体をフロー図として可視化し、標準化します。
作業手順のナビゲーション: 各タスクに必要な手順書、提出フォーム、チェック項目が自動で表示されます。これにより、新入社員や普段担当しない人でも、迷うことなく作業を完遂できます。
新人教育コストの削減: 口頭でのOJTや、ファイルサーバーからマニュアルを探す手間がなくなり、育成工数や引き継ぎ工数を大幅に削減できます。
2. 無駄なコミュニケーションをなくし、進捗管理を自動化
総務部門では、「あの備品の発注はどこまで進んでいる？」「入社手続きの書類は回収できた？」といった、他部署や上長からの進捗確認の問い合わせが多く発生します。これらは、コア業務を中断させる大きな要因です。
Octpathによる解決策
Octpathは、業務プロセスの「実行」と「進捗管理」を一体化させます。
リアルタイムな進捗可視化: 案件ごとの進捗率や担当者がダッシュボードに一覧表示されるため、上長はメンバーに聞くことなく状況を把握できます。
自動連携と通知: 前のタスクが完了すると、次の担当者に自動で通知が行くため、「リマインド」や「情報引き継ぎのための連絡」が不要になります。これにより、無駄なコミュニケーションをほぼゼロに近づけられます。
3. ミスを未然に防ぎ、作業品質を安定させる
備品の発注漏れ、申請書の不備、契約書の手続きミスなど、総務業務における小さなミスは、連鎖的に大きなトラブルやコストにつながります。ミスを防ぐためのダブルチェックは、逆に工数を増やしてしまうジレンマがあります。
Octpathによる解決策
Octpathは、ミスの発生を防ぐためのチェック機能をプロセスに組み込みます。
必須項目の設定: 各作業ステップで「必ずチェックすべきこと」「必ず入力すべき情報」を必須項目として設定できます。これが完了しない限り、次のタスクに進めないようにロックされるため、作業漏れや確認漏れを根本から防止できます。
条件分岐の自動化: 申請内容に応じて「Aの場合は人事部長の承認」「Bの場合は情報システム部の対応」といったプロセスを自動で分岐させ、人為的な判断ミスを防ぎます。
Octpathで実現する「ストレスフリーな総務部門」
総務部門のデジタル化は、単なる業務効率化に留まりません。
Octpathを導入することで、煩雑なルーティンワークから解放され、社員や会社全体をサポートするための企画業務や、より戦略的な業務に時間を使えるようになります。
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