業務は回っているようで、どこか無駄や停滞を感じるときはありませんか？それは「業務フロー」に潜む課題が原因かもしれません。業務フローの改善は、単なる業務効率化に留まらず、チーム全体の生産性やモチベーションを向上させる重要な取り組みです。本記事では、業務フロー改善が必要になるサイン、実際の進め方、そして改善を加速させるツールの活用法までをわかりやすく解説します。
なぜ業務フローを改善する必要があるのか？
業務フローの改善は、目に見えない無駄をなくし、組織を強くするために不可欠です。以下に、改善によって解決できる主な課題と、得られるメリットを解説します。
よくある課題（属人化・承認の遅れ・情報共有不足）
多くの企業で共通して見られる業務フローの課題は、主に以下の3つです。
属人化：特定の担当者しか業務内容や進め方を知らない状態。担当者が不在になると業務が停止し、引き継ぎにも膨大な時間がかかります。
承認の遅れ：複数の承認ステップや複雑な手続きによって、業務の進行が停滞します。顧客を待たせてしまう原因にもなります。
情報共有不足：チームや部門間で情報がリアルタイムに共有されず、認識のズレやコミュニケーションミスが頻繁に発生します。
改善によって得られるメリット（効率化・品質向上・負担軽減）
業務フローを改善することで、以下のような大きなメリットが得られます。
業務の効率化：無駄な作業や重複をなくし、タスクの完了時間を短縮します。
品質の向上：業務が標準化されるため、誰が担当しても同じ品質を保つことができ、ミスの発生を防ぎます。
担当者の負担軽減：特定の担当者に集中していた作業を分散し、チーム全体のバランスを整えることで、業務の平準化やモチベーション向上に繋がります。
業務フロー改善が必要になるサインとは？
「うちの会社は大丈夫だろうか？」と感じているなら、以下のサインをチェックしてみてください。一つでも当てはまれば、業務フローの見直しを検討すべきタイミングです。
☑作業が属人化して引き継ぎができない
「この仕事は〇〇さんにしかできない」という状況は、担当者の異動や退職、突然の病欠といったリスクに対応できません。
☑承認や確認のステップが多く時間がかかる
特に紙の書類での承認フローや、担当者が複数いる場合は、業務完了までに無駄な時間がかかっています。
☑担当者ごとにやり方が変わる
やり方や判断基準などが明確に定まっておらず、人によって異なる手順や管理で業務が進行している場合は、業務フローの構造的な欠陥により品質の不安定化や業務停滞のリスクを内包しているサインです。
☑ツールやシステムが分散して情報が追えない
情報がメール、チャット、ファイルサーバーなど複数の場所に散在していると、必要な情報を探すだけで多くの時間を浪費します。
☑業務フローが陳腐化している
業務フローやマニュアルが放置されたまま現場で誰も参照しないものになると、業務手順がアップデートされずに実際の業務との乖離が起きたり複雑化してしまい、従業員のストレスやモチベーションの低下にも影響します。
業務フロー改善の進め方【5ステップ】
業務フローの改善は、特別なスキルがなくても、正しい手順で進めれば誰でも成功させることができます。
① 業務を洗い出し、全体を可視化する
まずは、対象とする業務すべてのタスク、担当者、使用ツール、やりとりをリストアップします。関係者へのヒアリングを行い、実際の業務の流れをフローチャートとして図式化しましょう。
② 課題を整理し、改善の優先順位を決める
可視化された業務フロー図を見ながら、ステップごとに「なぜこの作業が必要か？」「ここに無駄はないか？」と問いかけ、ボトルネックや非効率な点を洗い出します。その上で、解決が容易で効果が大きいものから優先順位をつけます。
③ 改善策を小さく試し、実行する
一度にすべての業務を改善しようとすると、失敗するリスクが高まります。まずは一部の業務やチームで改善策を試行し、効果を検証します。この「小さく始める」姿勢が成功の鍵です。
④ 効果を確認し、必要に応じて修正する
改善策を実行したら、必ずその効果を測定します。例えば、「承認にかかる時間が〇分短縮されたか」「データ入力のミスが減ったか」といった具体的な指標で確認します。効果がなければ、原因を分析して修正します。
⑤ 成果を共有し、標準化する
効果が確認できたら、その成功事例を社内で共有し、他のチームや部署にも広めます。このステップで、新しい業務フローが組織全体の標準として定着します。
具体的な改善のアイデア例
承認ステップを簡素化してスピードアップ
アイデア：承認権限を分散させる、決裁ツールを導入してオンラインで完結させる。
効果：担当者の承認待ち時間をなくし、業務のスピードを大幅に向上させます。
フローチャートやマニュアルで属人化を防ぐ
アイデア：すべての業務フローと手順をフローチャートやマニュアルにまとめて共有します。
効果：特定のメンバーしか知らない業務をなくし、誰でも同じ品質で業務を進められるようになります。
システムを統一して入力作業を削減
アイデア：複数のシステムに分散している情報を一つのツールに統合する、あるいは連携させます。
効果：重複したデータ入力作業がなくなり、情報がリアルタイムで共有されることで、コミュニケーションロスを防ぎます。
改善を定着させるための小さな仕組み作り
アイデア：チーム内で定期的に業務改善について話し合う時間を設ける。
効果：メンバーが主体的に業務改善に取り組む文化が醸成され、継続的な改善が可能になります。
業務フロー改善を支えるツール活用
手作業での改善には限界があります。改善を効率的に進め、その効果を最大限に引き出すには、ITツールの活用が不可欠です。
ITツールを使うメリット
効率化：定型的な作業を自動化し、手作業でのミスをなくします。
見える化：業務の進捗状況やボトルネックがリアルタイムで把握できます。
共有強化：チームや部門を越えて情報をスムーズに共有できます。
octpathで実現できること
octpathは、業務フロー・マニュアル、タスク管理、進捗管理が一体となり、それぞれが業務に紐づいた形で管理されていくクラウドサービスです。
業務の流れを標準化し、様々な条件を基に次に行われる業務を自動でナビゲーションしてくれるため、急な引継ぎやトラブル対応、不慣れな方や新人でも迷うことなく業務を進めやすいという特徴があります。
また、属人化や見える化防止に限らず、業務フローの見直しやボトルネックの特定・業務改善に向けたPDCAを回しやすいツールです。
業務マニュアルの自動作成、共有：複雑な業務手順をマニュアル化し、チーム全体で簡単に共有できます。これにより、属人化を根本から解消します。
フローの可視化で課題を発見しやすくなる：直感的なインターフェースで業務フローを作成し、リアルタイムで進捗を追うことができます。どこで業務が滞っているかが一目でわかるため、改善のポイントを素早く特定できます。
ナレッジ共有で属人化を解消：業務に関するあらゆる情報や知見をoctpathに集約することで、誰でも必要な情報にアクセスでき、特定のメンバーに依存しない体制を築けます。
その他の便利機能 | 機能概要 |
|---|---|
AIによるフロー、マニュアル生成 | 手間がかかるフロー,マニュアル作成の「0→1」をAIがサポート。専門的な内容を含め多種多様なフロー,マニュアルの生成が可能。 |
フローのスイムレーン表示 | どの部署がいつどのタイミングで何の業務を担当するのか一目で把握することが可能。（PDFダウンロード可） |
定期的な業務の自動立ち上げ & 開始通知 | 月次処理や年に数回の業務など、決まった日時に繰り返す業務を自動で立ち上げて担当者にお知らせ。 |
開始フォームの外部公開 | 申請、申込み、問合せフォームなどとして社外や部外の人に開始フォームを公開し、必要事項を入力してもらうだけで対象の業務が開始され担当者へお知らせ。 |
API連携 | ExcelやAPI連携可能なツールに入力されたデータを任意のタイミング、一括でoctpathの開始フォームに転記。業務立ち上げの手間を省く。（2025年12月時点では本機能のみとなります。） |
まとめ：業務フロー改善は、課題の見える化から始まる
業務フローの改善は、魔法のようなものではありません。地道に課題を「見える化」し、小さな改善を積み重ねていくことが成功への第一歩です。
そして、その改善をスピードアップし、チーム全体に定着させるために、octpathのようなツールの活用が非常に有効です。チームの業務フローを見直し、生産性の高い、働きやすい環境を築きませんか？
octpathの無料トライアルで、今すぐ業務改善を始めましょう！